Steuer-ID, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID

Wenn du mit einem Nebenjob oder einer ersten eigenen Selbstständigkeit durchstartest, begegnen dir im Kontakt mit Behörden und Kunden schnell drei Begriffe, die verblüffend ähnlich klingen: die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID), die klassische Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Oft wird von Auftraggebern, Banken oder digitalen Marktplätzen einfach nach „deiner Steuernummer“ gefragt, und das Rätselraten beginnt. Falsche Angaben können zu Rückfragen oder gar Problemen bei der Rechnungsstellung führen. Damit du künftig genau weißt, welche Ziffernfolge in welches Formular gehört und was auf deiner Rechnung stehen muss, ordnen wir diese drei Nummern für dich ein.

Was ist das?

Im deutschen Steuerrecht erfüllen diese drei Identifikationsmerkmale jeweils völlig unterschiedliche Aufgaben. Es ist wichtig, sie sauber voneinander zu trennen.

Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) ist eine elfstellige Nummer, die jedem Bürger in Deutschland bereits kurz nach der Geburt oder bei der Anmeldung des Wohnsitzes vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zugeteilt wird. Sie begleitet dich dein ganzes Leben lang und ändert sich nie. Sie dient in erster Linie der Einkommensteuer und wird von deinem Arbeitgeber benötigt, um die Lohnsteuer korrekt abzuführen. Seit einigen Jahren spielt sie auch bei digitalen Plattformen eine wichtige Rolle: Wenn du über Portale für Freiberufler oder Marktplätze Einnahmen erzielst, müssen diese Anbieter dich anhand deiner Steuer-ID ans Bundeszentralamt für Steuern melden (das sogenannte Plattformen-Steuertransparenzgesetz, kurz DAC7). Zudem nutzt du sie für deinen Login im ELSTER-Portal.

Die Steuernummer hingegen wird dir vom für dich zuständigen, lokalen Finanzamt zugeteilt. Sie ist dein bürokratisches Aktenzeichen für deine konkrete berufliche Tätigkeit. Beginnst du einen freiberuflichen oder gewerblichen Nebenverdienst, erhältst du diese Nummer. Im Gegensatz zur Steuer-ID ist die Steuernummer ortsgebunden: Wenn du in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts ziehst, bekommst du in der Regel eine neue Steuernummer.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist ein eigenständiges Merkmal für den europaweiten Waren- und Dienstleistungsverkehr. Sie wird ebenfalls vom BZSt vergeben, allerdings nur auf Antrag. Wenn du deine Leistungen über die Landesgrenzen hinaus innerhalb der Europäischen Union anbietest oder von dort einkaufst, wird sie zur Pflicht. Bist du hingegen ausschließlich im Inland tätig und nimmst die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, benötigst du sie für den Start meist gar nicht – du kannst sie aber freiwillig beantragen.

Wie funktioniert es?

Der Weg zu deiner Steuernummer für den Nebenverdienst beginnt in der Regel mit dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Sobald du ein Gewerbe anmeldest oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst, bist du verpflichtet, dieses Formular elektronisch via ELSTER an dein Finanzamt zu übermitteln. Dort gibst du deine zu erwartenden Einnahmen an und entscheidest dich, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest oder ob du Umsatzsteuer ausweist. Nach der Prüfung durch das Finanzamt erhältst du postalisch deine neue Steuernummer. Ab diesem Moment hast du eine feste Nummer, unter der du deine Steuererklärungen einreichst.

Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Nebenverdiener der ideale Einstieg. Wenn deine Umsätze im Vorjahr 22.000 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen werden, musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und abführen. Wenn du dich für diesen Weg entscheidest, reicht die Zuteilung der normalen Steuernummer durch dein lokales Finanzamt für deine Rechnungsstellung vollkommen aus.

Falls du deine Steuer-ID einmal verlegt hast, findest du sie auf deiner letzten Lohnsteuerbescheinigung, auf deinem Einkommensteuerbescheid oder in einem Informationsbrief deines Finanzamts. Deine lokale Steuernummer steht ebenfalls auf Steuerbescheiden oder den Briefen, die du nach der Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung erhältst. Die Umsatzsteuer-ID, sofern du sie hast, wird dir in einem separaten Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern mitgeteilt.

In der Praxis

Schauen wir uns die konkrete Rechnungsstellung an. Nehmen wir an, du gestaltest als freiberuflicher Grafiker nebenberuflich Logos für kleine Unternehmen in deiner Stadt. Du bist Kleinunternehmer und schreibst eine Rechnung über 300 Euro. Auf diese Rechnung gehört zwingend deine lokale Steuernummer. Deine lebenslange Steuer-ID solltest du hingegen nicht öffentlich auf Rechnungen drucken, da sie sehr persönliche Daten bündelt und dem Datenschutz unterliegt. Zusätzlich zu deiner Steuernummer musst du als Kleinunternehmer zwingend einen Hinweis auf den Umsatzsteuer-Verzicht einfügen, beispielsweise: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Eine typische Verwechslungsfalle lauert bei der Nutzung digitaler Rechnungstools oder bei der Anlage von Bankkonten. Viele Formulare im Internet fragen generisch nach einer „Tax ID“ oder „VAT ID“.

• VAT ID (Value Added Tax) ist die englische Bezeichnung für die Umsatzsteuer-ID (beginnt in Deutschland mit „DE“, gefolgt von neun Ziffern). Hast du keine, weil du reiner Kleinunternehmer im Inland bist, lässt du dieses Feld leer.
• Tax ID wird oft mit der Steuernummer gleichgesetzt.

Manche Nebenverdiener greifen aus Sorge um den Datenschutz lieber zur Umsatzsteuer-ID auf ihren Rechnungen anstelle der lokalen Steuernummer. Das ist rechtlich absolut zulässig. Wenn du eine USt-IdNr. hast, kannst du diese anstelle der Steuernummer auf deinen Rechnungen angeben, was den Vorteil hat, dass dein zuständiges lokales Finanzamt und deine persönliche Steuernummer für den Kunden nicht direkt ersichtlich sind. Bedenke aber, dass du für grenzüberschreitende Dienstleistungen (zum Beispiel wenn du für eine Firma im EU-Ausland arbeitest) die USt-IdNr. zwingend benötigst, da hier das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren greift.

Ein weiterer Praxis-Tipp: Wenn du dich bei Portalen wie Etsy, Fiverr oder Upwork anmeldest, werden diese nach dem aktuellen DAC7-Gesetz deine Steuer-Identifikationsnummer (die elfstellige) abfragen, um deine Einnahmen an die Behörden zu melden. Hier musst du zwingend die richtige Nummer angeben, da sonst dein Konto blockiert werden kann oder Auszahlungen zurückgehalten werden.

Fazit

Die Unterscheidung der drei Nummern ist die Basis für deine rechtssichere Organisation. Die Steuer-ID identifiziert dich als Person ein Leben lang und ist für Arbeitgeber sowie Plattformen wichtig. Deine Steuernummer vom Finanzamt ist das Aktenzeichen für deine Selbstständigkeit und gehört zwingend auf inländische Rechnungen. Die Umsatzsteuer-ID ist dein Ausweis für den europäischen Markt und für inländische Kleinunternehmer optional. Bitte beachte, dass dieser Ratgeber erste Orientierung bietet und eine rechtliche Gegenprüfung durch einen Steuerberater in komplexen Fällen sinnvoll ist. Der beste nächste Schritt für dich: Suche deine elfstellige Steuer-ID heraus, hefte sie sicher ab und beantrage für deinen neuen Nebenverdienst über ELSTER sauber deine geschäftliche Steuernummer, sobald du startest.